Sotheby's Responsable de la planification des galeries et des expositions

À propos de Sotheby's

Fondée à Londres en 1744, Sotheby’s est une maison de ventes aux enchères. Ses spécialistes couvrent les beaux-arts et des catégories de collection telles que la joaillerie, l’horlogerie, les sacs à main, le vin, le design et les automobiles de collection. La maison met en relation les collectionneurs par des enchères en salle et en ligne, des ventes privées et des achats à prix fixe. Ses métiers comprennent la recherche spécialisée, la rédaction de catalogues, le service client, le marketing, les technologies, la finance et les opérations, pour préparer, vendre et acheminer les objets au sein de son réseau international.

Rôle et responsabilités

• Piloter l’élaboration du calendrier des ventes et des expositions à Paris avec les départements de spécialité, les directeurs des ventes, les directeurs généraux, les équipes Bids et Ventes privées, ainsi que les équipes régionales.
• Gérer les délais de rotation et coordonner les plannings des galeries et des activités parisiennes.
• Communiquer les dates de vente aux collègues internationaux et aux maisons concurrentes, le cas échéant.
• Piloter la planification annuelle des galeries à l’échelle mondiale et assurer la cohérence entre les régions.
• Informer rapidement les interlocuteurs internationaux des changements et maintenir des canaux de communication afin d’éviter les conflits de calendrier.
• Faire le lien avec les interlocuteurs chargés de la programmation dans d’autres grandes maisons afin de suivre et de limiter les chevauchements de calendriers de vente.
• Être le principal interlocuteur pour l’attribution des espaces à Paris, notamment pour les expositions, les ventes privées, les événements, les présentations et les travaux.
• Coordonner l’attribution des espaces avec le responsable logistique.
• Évaluer les demandes d’espace, repérer les conflits et les conséquences en aval, puis recommander des attributions ou des ajustements.
• Informer les équipes des contraintes du bâtiment, des fermetures et des changements de calendrier.
• Suivre en temps réel l’activité du bâtiment, les ventes à venir, les grandes foires d’art et les événements internationaux ayant une incidence sur la programmation.
• Partager les mises à jour et les documents de planification avec les interlocuteurs internes afin d’assurer la cohérence des opérations.
• Collaborer avec la logistique, le responsable des expositions et les services techniques afin d’améliorer la circulation, la fonctionnalité des espaces et l’expérience des visiteurs.
• Traduire les concepts de scénographie en plans opérationnels et coordonner avec l’équipe de conception des expositions les intentions, les matériaux, les délais et les contraintes.
• Piloter le montage et le démontage avec l’équipe de manutention des œuvres, en veillant à leur déplacement et à leur installation dans des conditions sûres et efficaces.
• Planifier et gérer les rotations des galeries, les ajustements d’éclairage et les travaux ou aménagements nécessaires.
• Collaborer avec les équipes des services techniques, notamment la menuiserie, l’électricité et la peinture, afin que les éléments construits, les réparations et les ajustements respectent les normes de conception et de sécurité.
• Gérer les coûts des projets, respecter les budgets approuvés et identifier des économies dans la conception des galeries et des expositions.
• Encadrer deux collaborateurs directs : le responsable des expositions et le responsable logistique.
• Collaborer avec les équipes Événements, Services techniques, Marketing et Logistique afin de communiquer les effets des décisions de programmation sur les délais, la planification de la main-d’œuvre et l’état de préparation.
• Signaler rapidement les conflits de calendrier et proposer des solutions répondant aux besoins de l’entreprise.
• Collaborer étroitement avec le directeur des opérations des galeries afin de prévoir des délais suffisants pour le démontage, le montage et la remise en état des espaces entre les expositions.
• Collaborer avec le responsable de l’entrepôt et le responsable des expositions afin de planifier les transferts des œuvres entrant dans le bâtiment ou en sortant, et d’intégrer les contraintes logistiques au calendrier de programmation.
• Évaluer les coûts prévisionnels liés aux rotations accélérées, obtenir les approbations budgétaires nécessaires et communiquer les conséquences financières à la direction.
• Diriger les équipes des opérations des galeries et des opérations des expositions, en favorisant une culture de l’hospitalité, de la précision et de la responsabilité.
• Encadrer et développer les manutentionnaires d’œuvres, en définissant des attentes claires, des pratiques sûres et une communication efficace.
• Mettre en œuvre la programmation élaborée par le responsable de la programmation des galeries et des expositions et traduire les exigences en plans opérationnels.
• Superviser quotidiennement l’état des galeries afin de préserver des espaces valorisant la marque, sûrs et conformes aux normes de conception.
• Maintenir toutes les zones de service propres, organisées et optimisées pour assurer une circulation efficace des œuvres et des conditions de travail sûres.
• Planifier les heures supplémentaires de l’équipe de manutention des biens et répartir les tâches quotidiennes de l’équipe basée au Breuer, dans le respect du budget ; alerter le vice-président lorsque les délais ou le raccourcissement des projets rendent ce budget irréalisable.
• Superviser la préparation des galeries avant, pendant et après les ventes.
• Résoudre les difficultés de montage avec créativité et diplomatie, et signaler les problèmes si nécessaire.
• Organiser les réunions de lancement des expositions avec les départements de spécialité et l’équipe de conception des expositions, en établissant un calendrier clair et une planification structurée.
• Veiller au respect des échéances par les équipes transverses afin que les expositions soient livrées dans les délais et selon un niveau d’exigence élevé et constant.
• Superviser la planification, la présentation et l’entretien de toutes les vitrines d’exposition du rez-de-chaussée, afin qu’elles restent organisées, visuellement attrayantes et alignées sur les calendriers commercial, des expositions et des activités.
• Coordonner le programme des vitrines entre les départements, gérer les plannings, les rotations de contenu et les installations afin de maintenir une présentation dynamique et haut de gamme.
• Superviser la présentation et la préparation opérationnelle des espaces clients du premier étage, notamment le restaurant et les salons, afin de maintenir des standards élevés et une expérience client exceptionnelle.
• Faire le lien entre les opérations des galeries, le restaurant et les équipes d’accueil, en coordonnant les activités, les espaces partagés et les plannings pour assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes dans tout le bâtiment.
• Veiller à l’excellent état des espaces accueillant les clients, de la signalétique, du jalonnement et des présentations afin d’assurer un parcours visiteur de grande qualité, de l’arrivée au départ.

Qualifications requises

• Solides compétences en gestion de projet et en planification.
• Capacité avérée à gérer et tenir à jour des plannings, à anticiper les contraintes et à gérer des délais de rotation serrés avec de multiples interlocuteurs.
• Expérience confirmée de la collaboration transversale.
• Aisance en communication et aptitude à résoudre les problèmes, notamment à gérer les conflits avec professionnalisme et à signaler les difficultés de manière appropriée.
• Solide compréhension de la planification des espaces, de la scénographie d’exposition, des flux de visiteurs et de la conception de l’expérience client.
• Une formation dans une grande école de design ou d’architecture intérieure, telle que Penninghen ou l’École Camondo, ou dans un établissement équivalent, est un atout.
• Sensibilité aux enjeux financiers et à la gestion des ressources, notamment compréhension des coûts de main-d’œuvre et des conséquences financières des plannings comprimés.
• Expérience en management, notamment supervision de collaborateurs directs et coordination des flux de travail d’une équipe.
• Sens du détail et exigences élevées en matière de présentation visuelle et d’expérience client.
• Disponibilité pour travailler en soirée et le week-end selon les besoins de l’activité.
• Maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences

Expérience requise

5 à 7 ans d’expérience pertinente dans les opérations de galeries, la planification d’expositions, les opérations d’une maison de ventes aux enchères, les opérations muséales ou un environnement comparable.

Formation

Une formation dans une grande école de design ou d’architecture intérieure, telle que Penninghen ou l’École Camondo, ou dans un établissement équivalent, est un atout.

Culture d'entreprise

Sotheby’s présente le service client, les connaissances spécialisées, la curiosité, la collaboration et l’éthique comme les fondements de sa culture. Ses publications consacrées aux carrières mettent en avant le travail entre disciplines et encouragent les salariés à explorer les possibilités de mobilité interne.

À propos de Cerulean

Cerulean est le portail de recrutement de référence pour l'industrie mondiale du luxe. Nous mettons en relation des profils d'exception avec des opportunités uniques au sein des plus grandes maisons de mode, de haute horlogerie, de joaillerie, de cosmétiques de prestige, d'hôtellerie et de vente de détail. Cerulean rassemble et structure l'emploi du luxe pour vous guider vers la carrière à laquelle vous aspirez.